¿Cómo crear el texto legal para formularios de consentimiento opt-in según el RGPD?
Marta Sipovičienė
Hoy te explico cómo crear un formulario de consentimiento opt-in conforme al RGPD y qué debe contener para ser legal y generar confianza en los usuarios.
De esta manera, crearás formularios que harán crecer tu lista de correos de forma rápida, al tiempo que cumples con el reglamento.
Sigue leyendo para saber más sobre los formularios RGPD, ver ejemplos reales y descubrir cómo MailerLite facilita la creación de formularios que están conformes con esta normativa.
¿Qué dice el RGPD sobre el consentimiento?
El Reglamento General de Protección de Datos (artículo 4(11) establece lo siguiente:
"Por consentimiento del interesado se entenderá toda manifestación de voluntad, libre, específica, informada e inequívoca, mediante la que el interesado consienta, por declaración o mediante una clara acción afirmativa, el tratamiento de datos personales que le conciernan".
El considerando 32 especifica además:
"El consentimiento debe darse mediante un acto afirmativo claro que establezca una indicación libre, específica, informada e inequívoca de la conformidad del interesado con el tratamiento de los datos personales que le conciernen, como por ejemplo una declaración escrita, incluso por medios electrónicos, o una declaración oral. Esto podría incluir marcar una casilla al visitar un sitio web de Internet, elegir la configuración técnica de los servicios de la sociedad de la información u otra declaración o conducta que indique claramente en este contexto la aceptación por parte del interesado del tratamiento propuesto de sus datos personales."
Esto significa lo siguiente para tus formularios de suscripción por correo electrónico
➡️ Tu formulario debe indicar claramente lo que el suscriptor acepta recibir. Si quieres recoger la dirección de correo electrónico para varios fines, menciona cada uno de ellos o utiliza casillas de verificación opt-in.
➡️ Explica cómo utilizarás la dirección de correo electrónico del suscriptor y cualquier otro dato que recopiles. Enlaza a tu política de privacidad para más información.
➡️ Utiliza un lenguaje claro y un tamaño de texto fácil de leer. No ocultes información en un diminuto texto de descargo de responsabilidad.
➡️ Los suscriptores deben optar activamente, no aceptar pasivamente el marketing. No utilices casillas premarcadas.
➡️ No engañes a la gente para que se una a tu lista de correo electrónico. No atraigas suscripciones con un lead magnet y luego los bombardees con mensajes promocionales, a menos que el formulario indique que se añadirán a tu lista.
➡️ Reúne pruebas de que alguien optó por recibir tus correos electrónicos. Los formularios MailerLite capturan el IP, la ubicación, la fecha, la hora y la fuente de la suscripción para solidificar la documentación de consentimiento.
Protege la relación con tus suscriptores cumpliendo la ley.
MailerLite te ofrece la tranquilidad de trabajar con una herramienta que se adapta totalmente al RGPD. Gestiona el consentimiento de tus contactos de forma transparente y profesional, demostrando a tu audiencia que su privacidad es tu prioridad absoluta.
¿Qué son los formularios LOPD para suscripción?
Los formularios LOPD para suscripción son aquellos que fueron diseñados para cumplir con los principios y requisitos de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), que regulaba la protección de datos en España antes de la plena implementación del RGPD.
Aunque la LOPD ha sido adaptada por la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) para alinearse con el RGPD, el término sigue siendo usado comúnmente para referirse a formularios de recolección de datos que aseguran el consentimiento informado y la protección de los datos personales. En este contexto, un formulario LOPD incluye:
Texto LOPD para formularios, que informa claramente al usuario sobre el uso y la protección de los datos recopilados.
Un campo de formulario consentimiento, que permite al usuario aceptar activamente las condiciones antes de enviar sus datos.
Enlaces directos a la política de privacidad, asegurando que el usuario pueda comprender plenamente cómo se procesarán sus datos.
Estos formularios son fundamentales para garantizar la legalidad en la recolección de datos, ya sea para newsletters, registros o cualquier tipo de suscripción online. Incorporar un texto legal para formulario correctamente redactado no solo cumple con la normativa, sino que también genera confianza en los usuarios.
💡 Incorporar un texto legal para formulario correctamente redactado no solo cumple con la normativa, sino que también genera confianza en los usuarios
¿Qué son los campos RGPD?
Los campos del RGPD son elementos que puedes añadir a tus formularios de suscripción para recoger y almacenar el consentimiento del suscriptor, ayudándote a seguir cumpliendo con el reglamento.
Los campos del RGPD incluyen:
Una descripción de por qué se recogen los datos del usuario.
Casillas de verificación para que el suscriptor elija para qué fines pueden utilizarse sus datos.
Texto legal que explica cómo se utilizarán y protegerán los datos que proporcione el usuario..
Puedes añadir fácilmente campos del RGPD al texto legal para formularios de suscripción de MailerLite.
¿Cómo?
➜ Abriendo el menú «Configuración del formulario de suscripción» en el editor de formularios y seleccionando después las opciones «Campos de permisos de marketing» (compatibles con el RGPD) y «Política de privacidad».
Esto añadirá 2 casillas de verificación a tu formulario que los suscriptores pueden utilizar para suscribirse a tus correos electrónicos.
Dichas casillas de verificación corresponden a campos del perfil del usuario, para que puedas ver fácilmente quién ha optado por diferentes fines.
Esta configuración te ayuda a recoger el consentimiento de forma que se ajuste a las normas del RGPD, protegiendo tanto a tu organización como a tus suscriptores.
Echa un vistazo a este video tutorial para conocer más herramientas RGPD en MailerLite.
Ejemplos de texto legal de formularios de suscripción GDPR
Aquí tienes ejemplos de textos legales para formularios de suscripción conformes y no conformes con el RGPD.
Los he clasificado por casos de uso y he destacado lo bueno de cada uno. Además, he enumerado los aspectos en los que pueden mejorar.
📌 Recuerda: puedes crear fácilmente formularios similares utilizando el creador de formularios de registro de MailerLite. Sólo tienes que elegir una plantilla y luego personalizar el contenido.
MailerLite cumple la normativa del RGPD y tiene muchas funciones para garantizar que tus formularios también lo hagan:
Añade enlaces a páginas como tu política de privacidad
Añade campos de consentimiento personalizados para cada tipo de marketing
Personaliza el texto y los botones para aclarar a qué se suscribe la gente
Documenta el opt-in para que puedas demostrar que se produjo
Dirígete a Regístrate para empezar a crear formularios compatibles con el RGPD hoy mismo. ¡O sigue leyendo para ver los ejemplos de formularios!
Texto legal de formulario de suscripción conforme al RGPD para un único propósito
A menudo sólo necesitas una dirección de correo electrónico para un único propósito, como enviar una newsletter.
Pedir el consentimiento en estas situaciones es super sencillo:
➡️ Di para qué utilizarás la dirección de correo electrónico en el texto del formulario, incluye un botón de suscripción y un enlace a tu política de privacidad.
Con este método, no hacen falta casillas complejas de verificación ni jerga jurídica. ¿Lo mejor? Como estos formularios son fáciles de completar, suelen conseguir más suscriptores.
➜ MailerLite
En MailerLite aplicamos lo que predicamos y este es un formulario de suscripción muy bueno. ¿Por qué?
Porque es explícito sobre el tipo de contenido que recibirán los suscriptores en la newsletter.
También incluye un enlace a la política de privacidad. Muy directo y adecuado a lo que debe tener un texto RGPD para formularios.
➜ Prime Shoes
Se trata de un formulario de suscripción sencillo, claro y preciso, sin información innecesaria: la gente sabe exactamente a qué se suscribe.
Lo único que falta es un enlace a la política de privacidad para que los usuarios puedan leer más sobre cómo utilizas sus datos.
También es una buena práctica mencionar que los suscriptores pueden abandonar la lista en cualquier momento.
➜ Marketing4eCommerce
Este es otro ejemplo que me encanta. El formulario está conforme al reglamento porque menciona claramente el tipo de contenido que obtendrá el suscriptor y cuántas veces al mes recibirá la newsletter.
También tiene una casilla de consentimiento y un enlace a la política de privacidad. Bien hecho.
Texto legal de formulario de suscripción conforme al RGPD con lead magnet
Muchos profesionales del email marketing utilizan lead magnets para recopilar direcciones de correo electrónico. Esta práctica está permitida por el RGPD.
➜ Sin embargo, no puedes enviar contenido de marketing a las direcciones de correo electrónico proporcionadas a cambio de un lead magnet.
➜ A menos que el formulario deje claro que los inscritos también recibirán mensajes promocionales.
Si tienes previsto enviar correos electrónicos de marketing a los suscriptores del lead magnet, debes mencionarlo en el formulario que utilices.
Alternativamente, puedes añadir casillas de verificación para que la gente pueda optar por recibir la newsletter, además del lead magnet.
➜ Michael Kors
Este es un ejemplo que considero ideal. Se trata de un formulario de suscripción a un lead magnet que también suscribe a los usuarios a la newsletter de la marca.
El contenido del formulario opt-in indica claramente que las personas recibirán novedades de la marca y un 10% de descuento en su primera compra.
El texto adicional lo aclara aún más: no hay dudas sobre lo que la persona recibirá cuando introduzca sus datos.
El formulario también enlaza con la política de privacidad de la marca y sus términos y condiciones.
➜ CottonOn & Co
Este ejemplo de formulario opt-in de e-commerce dice que quien se suscriba recibirá un vale de 10 $ y se unirá a CottonOn & Co.
Pues bien, aunque el vale está claro, no hay ninguna explicación de lo que significa unirse a CottonOn & Co.
Hay 3 maneras en las que creo que la marca podría mejorar este formulario:
Añadiendo una casilla de verificación conforme al RGPD que los usuarios puedan utilizar para decidir si reciben una newsletter u ofertas especiales.
Aclarando en el contenido que rodea al formulario qué es exactamente por lo que la gente se está suscribiendo.
Si quieres utilizar la segunda opción, añade un texto como: «Para recibir un vale, suscríbete a nuestra newsletter. No te preocupes, puedes darte de baja en cualquier momento».
También es importante que incorpores un enlace a las políticas de privacidad.
Texto legal de formulario de suscripción conforme con RGPD con casillas de verificación
Las casillas de verificación son una forma segura de obtener el consentimiento del suscriptor de acuerdo con la normativa del RGPD.
Hay 2 cosas principales que debes tener en cuenta cuando las utilices.
➜ En primer lugar, utiliza una única casilla para cada finalidad.
Por ejemplo, si quieres enviar una newsletter y utilizar la dirección para el retargeting de la plataforma publicitaria, necesitas dos casillas. Esto permite a las personas elegir a qué quieren apuntarse.
➜ En segundo lugar, considera si realmente necesitas las casillas o si podrías ajustar el contenido principal de tu formulario para cumplir con el RGPD.
Las casillas de verificación actúan como una barrera para el registro, por lo que es mejor no utilizarlas cuando sea posible.
Michael Kors
Cuando la gente compra en una tienda online, suele facilitar su dirección de correo electrónico para que la marca pueda proporcionar actualizaciones de los pedidos.
❗ Sin embargo, no puedes añadir también a esa persona a tu lista de newsletter, ya que nunca optó por recibir contenido promocional.
Añadir una casilla de verificación en el proceso de pago, como Michael Kors en el ejemplo anterior, es una forma eficaz de permitir que la gente se una a tu lista durante el proceso de registro.
El formulario cumple la normativa, ya que es opt-in y menciona claramente que la marca se pondrá en contacto con el suscriptor.
Texto legal de formulario de suscripción conforme con el RGPD con verificación de edad
El reglamento no permite a las organizaciones procesar información personal de menores.
En la mayoría de los países miembros, los menores son los que tienen menos de 16 años, aunque algunos países han fijado el límite de edad en 13 años.
Si la persona que intenta suscribirse está clasificada como menor según el RGPD, necesitas el permiso de la persona que tiene la responsabilidad parental.
En este sentido, el responsable del tratamiento de datos hará esfuerzos razonables para verificar en tales casos que el consentimiento ha sido dado o autorizado por el titular de la responsabilidad parental sobre el menor, teniendo en cuenta la tecnología disponible.
En los casos de bajo riesgo, el RGPD sugiere que obtengas la verificación de la responsabilidad parental a través del correo electrónico del progenitor.
En los casos de alto riesgo, puedes utilizar servicios de verificación de terceros de confianza que ofrezcan soluciones para minimizar la cantidad de datos personales que el responsable del tratamiento tiene que procesar por sí mismo.
➜ ¿Realmente necesitas una casilla de confirmación de edad?
Verás que la mayoría de los formularios de suscripción a newsletters no tienen una casilla de verificación para confirmar que la persona que se suscribe tiene 16 años o más.
Esto se debe a que las marcas que probablemente no atraigan el interés de personas menores de edad no necesitan incluir la casilla de verificación.
Por ejemplo, no añadimos esta casilla de inclusión voluntaria a los formularios de suscripción al newsletter de MailerLite. Pues es poco probable que un menor esté interesado en utilizar nuestro servicio.
➜ Nintendo
El Consejo Europeo de Protección de Datos ofrece un ejemplo de cómo puede obtenerse el consentimiento de los padres:
En el ejemplo, una plataforma de juegos en línea quiere asegurarse de que los clientes menores de edad sólo se suscriban a sus servicios con el consentimiento de un padre o tutor.
El controlador sigue estos pasos:
Paso 1: pedir al usuario que indique si es menor o mayor de 16 años (o la edad alternativa de consentimiento digital).
Paso 2: si el usuario declara que es menor que la edad de consentimiento digital, el servicio informa de que es necesario que un padre o tutor consienta o autorice el tratamiento de datos antes de prestar el servicio al menor. Se pide al usuario que revele la dirección de correo electrónico de uno de sus padres o tutores.
Paso 3: el servicio se pone en contacto con el padre o tutor y obtiene su consentimiento por correo electrónico para el tratamiento y toma medidas razonables para confirmar que el adulto tiene la responsabilidad parental.
Paso 4: en caso de denuncia, la plataforma toma medidas adicionales para verificar la edad del suscriptor.
El formulario anterior de Nintendo es un buen ejemplo de ello. La marca pide a los menores que introduzcan la dirección de correo electrónico de un padre o tutor después de enviar sus datos.
A continuación, la empresa puede ponerse en contacto con la persona especificada para darle instrucciones sobre cómo crear una cuenta para el menor.
Esto evita que los usuarios menores de edad reciban contenidos inadecuados para su edad.
Texto legal de formulario de suscripción conforme con el RGPD para múltiples propósitos
Para recabar el consentimiento de un modo que cumpla con el reglamento, debes pedir el consentimiento para cada finalidad específica del uso de los datos.
El RGPD establece en su Considerando 32 que:
«El consentimiento debe abarcar todas las actividades de tratamiento realizadas para el mismo fin o fines. Cuando el tratamiento tiene múltiples fines, el consentimiento debe darse para todos ellos».
Aquí tienes un ejemplo que cumple con el RGPD y que utiliza casillas de consentimiento separadas para diferentes fines.
➜ Guess
En este ejemplo, Guess utiliza casillas de verificación para que las personas puedan optar por recibir contenido de marketing personalizado y compartir sus datos con plataformas publicitarias.
Sin este último consentimiento, no debes utilizar tu lista de correo electrónico para crear públicos o segmentos personalizados en plataformas publicitarias como Facebook.
Buenas prácticas del formulario de suscripción conforme al RGPD
Aquí tienes otras 3 buenas prácticas que debes tener en cuenta al crear tus formularios opt-in. Tenlas en cuenta para crear formularios que cumplan con el RGPD y que funcionen.
✔️ Mantén claro el texto de tu formulario
El RGPD exige que la explicación de los servicios sea explícita y clara.
Aunque la claridad en la comunicación es subjetiva, haz todo lo posible para que tu texto sea sencillo y conciso, sin escatimar información importante.
✔️ Solicita a los usuarios que se vuelvan a suscribir si cambian de dirección de correo electrónico
Si uno de tus suscriptores actuales cambia su dirección de correo electrónico, pídele que vuelva a suscribirse a tu lista con la nueva dirección.
Esto añade una capa adicional de seguridad al garantizar que tienes un registro de su consentimiento relacionado con su dirección actualizada.
✔️ Opt-in simple vs. opt-in doble
El opt-in simple es cuando utilizas un formulario para que la gente se suscriba a tu email marketing.
El opt-in doble se refiere a cuando también les envías un correo electrónico en el que deben hacer clic para completar el proceso de suscripción. Esto requiere que los usuarios realicen un paso adicional.
Tanto el opt-in simple como el opt-in doble están permitidos por el RGPD.
Lo que importa es que obtengas el consentimiento expreso de los suscriptores y que puedas demostrarlo.
➜ El doble opt-in proporciona un rastro más sólido del consentimiento otorgado.
Pero aún puedes demostrar el consentimiento con un opt-in simple capturando una marca de tiempo que incluya la hora, fecha, ubicación, dirección IP y la fuente del opt-in. Los formularios MailerLite lo hacen automáticamente.
Cada método tiene sus ventajas:
➜ Harás crecer tu lista más rápidamente con el opt-in único, ya que elimina una barrera para unirse a tu lista.
➜ Pero el opt-in doble reduce las posibilidades de que se unan a tu lista personas con cuentas falsas o direcciones con errores tipográficos. Además, hace más difícil que los bots se suscriban.
Lista de verificación para crear formularios de suscripción conformes con el RGPD
Para ayudarte a crear los mejores formularios opt-in que cumplan con el RGPD, hemos creado una lista de comprobación que puedes utilizar para verificar que tus formularios están listos.
✅ Utiliza un lenguaje claro, sencillo y fácil de entender.
✅ Pide el consentimiento por separado para cada finalidad específica.
✅ Pide a los usuarios que se registren activamente y no utilices casillas premarcadas.
✅ Haz que la solicitud de consentimiento figure de forma destacada y separada de nuestras condiciones generales.
✅ Informar a las personas de que pueden retirar su consentimiento en cualquier momento.
✅ Ofrece mecanismos para darse de baja sencillos y eficaces.
✅ Garantiza que las personas puedan negarse a dar su consentimiento.
✅ Explica por qué pides sus datos y qué vas a hacer con ellos.
✅ Recoge el consentimiento de los niños únicamente mediante medidas de verificación de la edad (y medidas de consentimiento paterno para los niños más pequeños).
✅ Añade un enlace a nuestra Política de privacidad.
Conclusión
Construir una base de datos sólida y legal es el primer paso para una estrategia de email marketing exitosa.
✅ Si aplicas estas pautas del RGPD, no solo proteges tu negocio frente a posibles sanciones, sino que también demuestras a tus suscriptores que valoras su privacidad.
Recuerda que la transparencia es una gran herramienta para transformar a un lector casual en un seguidor fiel que confía en tu marca. Por lo tanto:
Implementa formularios RGPD conformes al reglamento para fortalecer la relación con los suscriptores desde el primer contacto.
Prioriza la claridad y el consentimiento activo para evitar cualquier confusión legal en el futuro.
Utiliza herramientas como MailerLite que automaticen el registro de los datos. Esto te ayudará a que toda la documentación esté siempre en orden.
Ve la normativa como una oportunidad para mejorar la calidad de tu lista de correos en lugar de como un obstáculo.
Espero que este artículo te haya sido útil.
Si todavía tienes preguntas sobre el consentimiento por correo electrónico RGPD, las casillas de verificación o la estructura de los formularios opt-in, deja tus comentarios a continuación y haré todo lo posible para responder tus preguntas.
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Nuestros planes incluyen formularios de suscripción pop-up, formularios de suscripción integrados, landing pages y otras funciones increíbles. Además de atención al cliente en español e inglés.
MailerLite pone a tu disposición este artículo con fines educativos para que tengas un conocimiento general de la ley. No pretende ofrecer asesoramiento jurídico específico. Al utilizar este blog, entiendes que no existe una relación abogado-cliente entre tú y MailerLite. Recomendamos encarecidamente consultar a un abogado para analizar las necesidades individuales de tu negocio.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un formulario RGPD?
Es un campo de captura de datos digitales que ha sido diseñado específicamente para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea.
Su función principal es actuar como un contrato de transparencia donde la empresa explica qué información recoge y el usuario decide de forma voluntaria si desea entregarla tras conocer sus derechos.
¿Es obligatorio activar el doble opt-in para que el formulario sea legal?
No existe una obligación estricta que exija el doble opt-in, pero se considera la mejor práctica.
El sistema de doble confirmación permite demostrar con seguridad que el dueño del correo es quien realizó la suscripción, lo cual facilita mucho la defensa ante una posible inspección.
¿Puedo enviar publicidad a alguien que solo quería descargar un manual gratuito?
Solo está permitido si el formulario informaba claramente de que la descarga implicaba también el alta en la newsletter.
Si el usuario cree que solo está recibiendo un archivo puntual, enviarle correos comerciales después se considera una falta de transparencia y una infracción de la normativa.
¿Es legal tener la casilla de suscripción marcada por defecto?
Está prohibido utilizar casillas pre-marcadas en cualquier formulario de captación.
El consentimiento debe ser siempre una acción positiva y voluntaria del interesado, por lo que el usuario debe ser quien haga clic activamente en la casilla para dar su permiso.
