Guía básica de email marketing para eventos
No podemos negar el hecho de que la pandemia puso de cabeza la planificación de eventos. Con el distanciamiento social y las cancelaciones, los eventos virtuales se convirtieron en la nueva normalidad.
Y por aquello de que cuando se cierra una puerta se abre una ventana... Gracias a los eventos virtuales, el 80% de los organizadores llegaron a un público más amplio .
¡Y parece que lo digital está aquí para quedarse! Los eventos presenciales se combinarán con elementos virtuales, y el 63% de los organizadores de eventos planean continuar utilizando un formato híbrido.
Ya sean virtuales, en persona o híbridos, todos los eventos exitosos dependen de invitaciones por correo electrónico que resultan en confirmaciones de asistencia y venta de entradas.
Te guiaremos a través de todo el proceso de configuración de formularios de suscripción y campañas de automatización de correo electrónico de eventos desde cero. Y para inspirarnos, incluimos ejemplos de correo electrónico de eventos, ideas de líneas de asunto y mejores prácticas de email marketing.
Por qué el email marketing es clave en la promoción de eventos
A pesar de que las personas pasan más tiempo que nunca en las redes sociales, el 72% de los consumidores todavía prefieren el correo electrónico como su principal canal de comunicación.
Con el email marketing de eventos, puedes:
Crear expectación incluso antes de que se finalicen los detalles del evento
Enviar correos electrónicos de invitación a eventos
Aumentar las ventas de tus entradas anticipadas
Promocionar tu evento con promociones de sorteos
Recordar a los lectores con una cuenta regresiva que compren sus boletos a tiempo
Enviar correos electrónicos de confirmación de pago o registro de eventos
Generar expectativas hablando sobre lo que el lector puede esperar de tu evento
Comunicar información práctica (como los enlaces de Zoom, ubicación, horarios y medidas de seguridad)
Compartir recuerdos en una campaña de correo electrónico de seguimiento
Fundamentos de los correos electrónicos de invitación a eventos
Cuando se trata de email marketing de eventos, hay dos requisitos muy importantes para una campaña exitosa: Una lista de correo electrónico y automatización.
Crear una lista de correo electrónico
Aunque muchos especialistas en marketing de eventos saben lo poderoso que es el email marketing para promocionar sus eventos, pocos construyen activamente sus listas.
Simplemente agregando un formulario de registro en su sitio web, puedes informar a los suscriptores que al suscribirse a tu newsletter tendrán acceso exclusivo o anticipado a tus eventos futuros.
Luego, cuando estés listo para promocionar tu evento, ya tendrás una lista llena de personas que quieren recibir noticias tuyas.
Con MailerLite, puedes agregar un formulario de suscripción en unos simples pasos. En el siguiente video, explicamos cómo integrar un formulario en tu sitio web.
Automatización de correos electrónicos de invitación a eventos
Los eventos pueden ser cualquier cosa, desde un seminario web en línea de una sola vez hasta una feria comercial completa de 3 días. No importa lo que estés a punto de organizar, algunas campañas de email marketing son imprescindibles en tu estrategia de eventos. Aquí están en orden:
Aumentar el interés y ofrecer información con un correo electrónico de anuncio de evento
Aumentar las ventas con un correo electrónico de "las entradas están a la venta ahora"
Aprovechar el sentido de urgencia (FOMO) con un correo electrónico de cuenta regresiva
Entregar los tickets mediante un correo electrónico transaccional
Enviar un correo electrónico de recordatorio unos días antes o el día del evento
Un correo electrónico de resumen que resalte las mejores partes y, opcionalmente, promover tu próximo evento
¿Suena muy complicado? ¡No te preocupes, la automatización del email marketing está aquí!
Con la automatización, solo necesitas configurar correos electrónicos una vez. Los flujos de trabajo activados aseguran que los correos electrónicos se envíen automáticamente. Y debido a las posibilidades de escalado de primer nivel que ofrecen las herramientas de email marketing, no tienes que preocuparse por perder contacto mientras crece tu lista de asistentes. ¡Los correos electrónicos automatizados se asegurarán de que todos reciban atención personalizada!
7 mensajes de correo electrónico para eventos que no pueden faltar en tu campaña de marketing
Desde anuncios hasta correos electrónicos de invitación, seguimientos posteriores al evento y todo lo demás, echemos un vistazo a lo que debes incluir en tu serie de correos electrónicos de eventos.
1. El correo electrónico para anunciar el evento
Tu primer correo electrónico es donde tus lectores aprenden sobre tu evento. ¡Haz que estén tan emocionados como tú!
En este correo electrónico de evento, querrás despertar la curiosidad. El tiempo antes del evento que envíes este correo electrónico depende de lo que estés organizando. Se puede enviar un correo electrónico de invitación a la conferencia unas semanas antes, mientras que una campaña de correo electrónico del festival comienza con meses de anticipación.
Puedes mantener el correo electrónico de anuncio del evento misterioso y hacer un seguimiento más tarde con más detalles o puede compartir todo de inmediato.
👉 Consejo: Ayuda a que el lector sienta que son los primeros en enterarse de las emocionantes noticias. Usa frases como "Felicitaciones" y "Personalmente queremos invitarlo".
En el correo electrónico para anunciar el evento, debes incluir:
El nombre del evento
Qué tipo de evento es y si esta información ya está disponible:
La lista de participantes
Lugar, fecha y hora del evento
Cómo comprar entradas o confirmar la asistencia
También deseas dedicar algún tiempo a elaborar una buena razón sobre el POR QUÉ las personas deberían invertir su tiempo y dinero en tu evento. ¿Qué beneficio se llevarán los asistentes?
2. El correo electrónico del evento que aumenta la conversión
En el primer correo electrónico de anuncio del evento, agrega tu propuesta de valor. En el próximo correo electrónico, es hora de elaborar y agregar urgencia. Cuéntale al lector sobre tu lista de participantes, la valiosa información que obtendrán de ellos o en el gran momento que están a punto de participar.
Automatiza este correo electrónico enviándolo una cierta cantidad de días después del correo electrónico de anuncio del evento. Usa un activador y envíalo solo a aquellas personas que abrieron su correo electrónico inicial pero no realizaron ninguna acción.
No olvides un botón claro de llamada a la acción (CTA). Tu CTA debe destacarse para que los lectores sepan exactamente dónde registrarse.
¿Deseas obtener más información sobre cómo aprovechar los CTAs en los correos electrónicos de tus eventos? Te mostramos cómo crear una CTA que funcione en esta guía todo en uno.
3. El correo electrónico de invitación para que se den prisa
Seamos realistas, la mayoría de nosotros posponemos las cosas hasta el último minuto. Para dar a los lectores un empujón, es útil enviar un correo electrónico de evento que exprese urgencia.
Este correo electrónico en la campaña de marketing por correo electrónico del evento podría decir algo como:
La oferta anticipada vence esta noche
Las entradas de fin de semana están casi agotadas
Las tarifas subirán pronto
Solo quedan 41 plazas
Solo quedan unos días
Haz hincapié en lo que los lectores ganan cuando actúan rápidamente. Un temporizador de cuenta regresiva les ayuda a visualizar el poco tiempo que queda.
Puedes automatizar este correo electrónico de evento si ya sabes cuándo caducará tu oferta. Prográmalo unos días antes de la fecha límite para que tus lectores reciban un recordatorio agradable pero urgente en sus bandejas de entrada.
4. El correo electrónico "aquí están tus boletos"
¡Hurra, hiciste una venta de boletos! El correo electrónico de confirmación del ticket es el más importante en tu secuencia de correo electrónico. Este correo electrónico se envía automáticamente cuando un cliente completa su venta o confirmaciones de asistencia.
Es corto, al grano y solo contiene realmente la información más importante del evento como:
Información del billete (código QR, número de referencia)
Enlace de zoom (y contraseña)
Instrucciones o instrucciones previas al evento
Medidas de seguridad
Si estás organizando la promoción de tu evento en MailerLite, utiliza un servicio como Zapier para conectarte a aplicaciones como Eventbrite, Meetup, Ticket Tailor, Songkick y muchas más.
O exporta manualmente la lista de asistentes e importa estos contactos a tu cuenta de MailerLite. Puedes utilizar estos contactos para tus correos electrónicos de seguimiento de ventas.
👉 Consejo: Si envías muchos correos electrónicos transaccionales, considera usar una herramienta de correo electrónico transaccional, como MailerSend, junto con tu plataforma de email marketing.
5. El correo electrónico informativo del evento
Independientemente de si hiciste una venta o no en este momento (¡esperamos que lo hayas hecho!), el correo electrónico de información sobre el evento siempre es una buena idea. Entre el correo electrónico de anuncio del evento y la fecha real del evento, es importante mantener a tus lectores informados.
En esta parte de la campaña de correo electrónico del evento, ofreces información adicional.
Piensa:
Nombres recién agregados en la lista de participantes
Información detallada, entrevistas o datos divertidos sobre los ponentes
Un mensaje personal del organizador
Rifas o regalos (bolsa de regalos, ¿alguien?)
6. El correo electrónico recordatorio
La gente está ocupada. Si estás organizando un festival como Coachella o Burning Man, tus asistentes probablemente tengan las fechas marcadas en sus agendas. Si tu evento es menos grandilocuente, entonces es aconsejable enviar un correo electrónico recordatorio.
Este tipo de correos electrónico generalmente se envían automáticamente de 1 a 3 días antes del evento. Y luego otra vez en el mismo día. Especialmente para eventos en línea (como seminarios web o transmisiones en vivo), que a menudo envían un recordatorio un día y una hora antes del evento. Para eventos sin conexión, es mejor enviar un correo electrónico de recordatorio un par de días antes.
En el correo electrónico recordatorio, puedes mencionar:
Qué preparar (toma un cuaderno y un bolígrafo o descarga la hoja de trabajo)
Un resumen rápido de lo que está a punto de suceder
Información sobre el orador/organizador
La propuesta de valor
Lugar, fecha y hora del evento
Programar URL para poder asistir
Si es presencial: Instrucciones para llegar a él
7. El correo electrónico posterior al evento
Tu evento ha terminado, pero eso no significa que tu campaña de correo electrónico del evento también tenga que llegar a su fin. ¡Uno más servirá!
Tu correo electrónico posterior al evento podría centrarse en:
Una encuesta por correo electrónico para recopilar comentarios sobre esta edición o ideas para el próximo evento
Resumen (fotos, videos o lo que sea que hayas capturado ese día)
Mensaje de agradecimiento
Anuncio de los ganadores (en caso de que haya organizado rifas o regalos)
Promoción para el próximo evento
👉 Consejo: Puedes segmentar este correo electrónico para que solo los asistentes reales reciban el correo electrónico después de la fiesta.
Líneas de asunto para correos electrónico de marketing de eventos
Sabemos que quieres ver que esas confirmaciones de asistencia se disparen, pero eso solo es posible cuando las personas realmente abren tus correos electrónicos. Esto se refleja en sus tasas de apertura de correo electrónico, por lo que las líneas de asunto pegadizas son un elemento importante en tu campaña de email marketing de eventos. Haz una prueba A/B para ver qué funciona mejor para tu audiencia.
Obtén más información sobre cómo escribir las mejores líneas de asunto de correo electrónico para aumentar las tasas de apertura en esta guía.
Aquí hay ejemplos de líneas de asunto de eventos que llegaron a nuestra bandeja de entrada y nos hicieron hacer clic.
Matthew Hussey - Te estoy reservando un asiento a mi lado en la playa...
Sofar NYC - ¡La primavera ha llegado! Celebra con la mejor música en directo de la ciudad 🎶
¡Oye, es Elise! - Únete a mí y 486 monos ~virtualmente~ en Bali esta semana
Red Sox Ticketing - Ven a Fenway el 2 de mayo - ¡no se lo diremos a tu jefe!
Tarte friends & family - Tu invitación exclusiva está esperando... 🕐
GalaxyCon - Encuentra tu camino hacia el evento Lost Girl
Little Island - ¡Estás invitado!
Conferencia de Ciencia del Cannabis - Conoce a nuestros oradores principales - 2019 CSC East - 9 y 10 de abril
Kentucky Derby Insider - ¡La mercancía de Art of the Derby ya está disponible! 🎨
Chris Sherman @ SMX East - Aquí hay una mirada exclusiva a SMX East
Mary Fernandez - [QA inside] Esto es lo que necesitas saber sobre PN Lab 👉
Ramit Sethi - Cómo permitirse Zero para lanzar
Bonnaroo Music & Arts Festival - ¡CARTEL DE COMIDA! 🍩🍔🥨🍕🥗🌮🍜 (+ ¡Los precios de los pases de coche aumentarán pronto!)
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Coa - ¡En solo 2 horas! Preguntas y respuestas en vivo de Coa: Imagen corporal y salud mental
BRIC - ¡¡Nos vemos ESTA NOCHE!!
SCALE - Vota sobre el nuevo tema de SCALE
Lea Schneider - FW: ¡Gracias por unirte a nuestro evento de ayer! 😊
Josh Massey - RE: Gracias por asistir a la capacitación en vivo
Gael Breton - Aquí te explicamos cómo empezar a aplicar lo que aprendiste
Equipo de Expat Republic - Gracias por asistir al seminario web Conceptos básicos de inversión
Ejemplos efectivos de correo electrónico de invitación a eventos
Has visto muchos ejemplos de correo electrónico de diferentes organizadores de eventos. Aquí hay algunos ejemplos de nuestros propios clientes para que te inspires.
Invitación por correo electrónico a Airmeet Event Summit
No es de extrañar que la plataforma de alojamiento de eventos virtuales Airmeet se haga notar por completo cuando se trata de correos electrónicos de invitación a eventos.
En esta invitación por correo electrónico sobre la Cumbre del Evento, incluyen toda la información necesaria, incluido lo que los asistentes pueden esperar aprender y la lista de oradores. El CTA es fácil de detectar, y queda claro de inmediato qué ocurrirá al hacer clic en él: Reserva tu asiento de forma gratuita.
Correo electrónico de Jimmy’s Iced Coffee x UKCE para aumentar la conversión
Después de su anuncio inicial, UK Cycling Events (UKCE) envió un correo electrónico de invitación de seguimiento recordando a los asistentes potenciales que solo quedaba una semana para registrarse para el desafío. Incluso solicitaron la ayuda de un temporizador de cuenta regresiva para agregar urgencia y aumentar las conversiones.
Newsletter de MORI by Art+Flea
El tono de voz personal y el aprecio por los lectores hacen de este newsletter una lectura muy agradable. MORI by Art+Flea hace un gran trabajo destacando a los artistas locales y sus productos. El newsletter está lleno de colores brillantes para sentirse bien, totalmente en línea con la iniciativa en sí. Nuestra única observación es que la invitación al evento está bastante abajo en el newsletter. Para asegurarte de que las personas vean la invitación, sería prudente enviar un correo electrónico separado que solo se centre en la invitación al evento.
¿Necesitas más inspiración? Dirígete a la sección de eventos de nuestra galeríade ejemplos de newsletters. ¡Encontrarás muchas más ideas de plantillas de correo electrónico para eventos!
Prácticas recomendadas de email marketing para eventos
Ya sea que envíes un correo electrónico de una feria comercial o una invitación a un evento de networking, sea lo que sea que estés organizando, ayuda a que el evento sea solo por invitación. Si los asistentes potenciales necesitan una suscripción al newsletter para recibir invitaciones exclusivas, tu lista de correo electrónico crecerá automáticamente. Puedes dedicar una landing page en tu sitio web para aumentar las suscripciones.
Los eventos tienen que ver con la interacción, así que ¿por qué no trasladar eso a los correos electrónicos de tus eventos? Agrega elementos interactivos como encuestas, cuestionarios, videos y GIF para establecer el estado de ánimo. Un mapa integrado puede ayudar a los asistentes a determinar exactamente dónde deben estar.
Y con eso, no nos referimos a que uses "Hola Cassie" en el saludo. La personalización puede hacer mucho más que eso En caso de que un evento fuera off line, segmenta a tus asistentes por ubicación. Luego agrega bloques personalizados que muestren direcciones desde su ubicación específica. ¡Súper servicial!
¿Recuerdas que hablamos de ese gran POR QUÉ antes? Respalda tu propuesta de valor con testimonios. Entrega el micrófono a personas reales que asistieron (y amaron) tu evento anterior. Pídeles que compartan lo que han aprendido, lo que les impresionó y cómo tu evento los ayudó a evolucionar. Esto te ayuda a reunir la prueba social que te ayudará a vender entradas para tu próximo evento. ¡Muestra el impacto y la gente estará emocionada de unirse!
Cada vez que organizamos nuestros seminarios web mensuales, utilizamos bloques de correo electrónico de eventos para que las personas se registren. Con los bloqueos de correo electrónico de eventos, tus suscriptores ya no necesitan hacer clic en un sitio separado para registrarse. En cambio, pueden mostrar interés con un solo clic, lo que aumenta las posibilidades de conversión. La primera vez que cambiamos de nuestro procedimiento normal a usar nuestros bloques de eventos con un solo clic, el número de asistentes al seminario web se disparó.
Cómo hacer que tu próximo evento sea un éxito con campañas de email
Para aquellos que están demasiado ocupados para leer el artículo completo, aquí están las conclusiones clave:
Los organizadores de eventos han ampliado su audiencia con eventos virtuales
Los eventos están evolucionando para incluir un componente digital
Todo el mundo sigue el email marketing. Es barato, escalable y permite contactar personal y automáticamente con todos los asistentes a la vez.
Antes de comenzar tu campaña de correo electrónico de evento, pregúntate: "Por qué la gente debería asistir a tu evento". Luego, diseña tus campañas para convencer al lector de confirmar su asistencia.
Las campañas automatizadas de correo electrónico de invitación a eventos pueden comenzar con un correo electrónico de anuncio y terminar con un correo electrónico posterior al evento (más todo lo demás).
Tómate tu tiempo para crear una línea de asunto de correo electrónico de evento llamativa. Una vez que el lector hace clic para abrir, la copia del correo electrónico puede encargarse del resto.
No tengas miedo de agregar algo de empuje a tus mejores correos electrónicos. Utiliza encuestas por correo electrónico, videos, cuestionarios, GIF, testimonios y mapas para hacer que tu newsletter de eventos sea interactivo
¿Qué estrategia de email marketing utilizarás para promocionar tu próximo evento?
¡Crea tu primera campaña de eventos en minutos!
Nuestro plan gratuito incluye todo lo que necesitas para comenzar, como editores de arrastrar y soltar, plantillas personalizables, formularios de registro fáciles, automatización de correo electrónico, landing pages y mucho más.
