Cómo utilizar los pasos de automatización

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Los pasos de automatización son los componentes básicos con los que crea su flujo de trabajo de automatización. Cada paso contiene un evento que ocurrirá cuando un suscriptor alcance ese paso.

Hay 5 pasos diferentes para elegir al diseñar tu automatización: Correo electrónico, Retraso, Condición, Acción y Prueba A/B.

Cada paso se puede personalizar para adaptarse al viaje que deseas que pasen tus suscriptores.

Para agregar un paso a tu flujo de trabajo:

1. Haz clic en el icono más (+) debajo del activador de flujo de trabajo.

2. Selecciona el tipo de paso que deseas agregar.

El paso Correo electrónico te permite agregar un correo electrónico a tu flujo de trabajo que se enviará automáticamente cuando los suscriptores alcancen ese paso. Esto podría ser, por ejemplo, un correo de bienvenida, correo electrónico gratuito o incluso un correo electrónico automatizado.

Para configurar un paso de Correo electrónico:

1. Añade el paso de correo electrónico a tu flujo de trabajo.

2. En la barra lateral, introduce el asunto del correo electrónico y la información del remitente. También puedes habilitar Google Analytics y seleccionar el idioma de tu correo electrónico.

3. Haz clic en Diseñar correo electrónico y selecciona un editor de campañas para crear tu correo electrónico.

4. Una vez que hayas terminado de diseñar tu correo electrónico, haz clic en Edición terminada para regresar a tu editor de flujo de trabajo.

El paso de retraso es el paso de automatización más utilizado después del paso de correo electrónico y una parte vital de cualquier automatización que contenga más de un correo electrónico.

Te permite agregar pausas antes o entre pasos. Por ejemplo, si tiene tres correos electrónicos en tu flujo de trabajo y deseas que cada uno se envíe con una semana de diferencia, agregaría un paso de retraso de una semana entre cada paso de correo electrónico.

También puedes retrasar los pasos de automatización hasta una fecha y hora específicas con una de las siguientes opciones:

• Hora específica del día: este indicador indica al flujo de trabajo que espere para realizar el siguiente paso hasta una hora específica del día.
  
  Si estableces un retraso para esperar hasta las 10 am, el siguiente paso no se procesará hasta las 10 am del día siguiente. Los suscriptores añadidos antes de las 10am serán procesados a las 10am del mismo día. Todos los suscriptores añadidos después de las 10am serán procesados a las 10am del día siguiente.

• Día específico de la semana: este indicador indica al flujo de trabajo que espere hasta el día actual de la semana. Puedes elegir cualquier día de la semana.
  
  Los suscriptores añadidos el día seleccionado no serán procesados. Si el retraso se establece en "esperar hasta que el día actual de la semana sea el lunes", incluso los suscriptores agregados antes de las 10 am del lunes actual se retrasarán hasta el lunes siguiente.

• Día específico del mes: Esta opción te permite esperar hasta un día exacto del mes o hasta el último día del mes
  
  Solo se procesarán los suscriptores agregados al flujo de trabajo antes del día seleccionado. Si el retraso se establece para esperar hasta el día 15 del mes (la hora se establece a las 10 am), los suscriptores agregados en cualquier momento del día 15 se procesarán solo el 15 del mes siguiente.

• Fecha específica del año: esta configuración retrasa los pasos del flujo de trabajo hasta un día específico de un año.
  
  Los suscriptores agregados en o antes de la fecha y hora seleccionadas serán procesados y activados ese día. Todos los suscriptores añadidos después de la fecha y hora seleccionadas no serán procesados ni activados en absoluto.

Para configurar un paso de retraso:

1. Agrega el paso Retraso a tu flujo de trabajo.

2. En la barra lateral, utiliza el menú desplegable para determinar la duración del paso de retraso.

Puedes elegir cualquier cantidad de minutos, horas, semanas o meses; o puedes optar por retrasar el siguiente paso hasta una hora específica del día, día de la semana, día del mes o fecha del año.

Por ejemplo, si desea que sus suscriptores reciban sus correos electrónicos de automatización solo los martes, puede agregar un día específico de la semana: Martes Paso de retraso antes de cada correo electrónico.

El paso Condición es una potente función que te permite dividir tu flujo de trabajo en dos ramas diferentes según una regla determinada por ti.

Puedes usar un paso Condición si deseas que los suscriptores que hicieron clic en un enlace de tu correo electrónico anterior reciban un correo electrónico de seguimiento diferente al de aquellos que no hicieron clic en ese mismo enlace.

Para configurar un paso Condición:

1. Agrega el paso Condición a tu flujo de trabajo.

2. En la barra lateral, selecciona si deseas que los suscriptores se adhieran a Todas las reglas o Cualquier regla para cumplir con los requisitos de la condición.

3. Crea tus condiciones (reglas).

Puedes configurar hasta cinco condiciones (reglas) dentro de un paso Condición. Si seleccionas Cualquier regla, entonces un suscriptor solo necesita cumplir al menos una de esas reglas para cumplir con éxito los requisitos de este paso.

Si seleccionas Todas las reglas, los suscriptores deben cumplir todas las reglas que establezca para cumplir con éxito los requisitos del paso Condición.

Al crear tus condiciones, puedes elegir entre las siguientes opciones:

• Actividad de la campaña: crea reglas basadas en la interacción con tus campañas; por ejemplo, si se abrió una campaña, se hizo clic o no, etc.

• Actividad del flujo de trabajo: crea reglas basadas en la interacción con los correos electrónicos en el flujo de trabajo actual.

• Campos personalizados: crea reglas basadas en el valor de cualquier campo de suscriptor; por ejemplo, si deseas seguir con un correo electrónico específico para suscriptores con sede en Estados Unidos, puedes crear una condición que requiera que el campo de país de suscriptor sea igual a "Estados Unidos". Cuando utilices campos personalizados como condición, puedes elegir entre las siguientes reglas:

  • Contiene: El valor debe estar presente en algún lugar dentro del campo

  • No contiene: El valor NO debe estar presente dentro del campo

  • Es Igual: El valor debe coincidir exactamente con el valor del campo

  • No es igual: El valor no coincide directamente con lo que hay en el campo

  • Es uno de: Te permite agregar más de un valor separado por una coma. Para aprobar, uno de los valores debe estar presente en el campo

  • No es uno de: Te permite agregar más de un valor separado por una coma. Para pasar, uno de los valores NO debe estar presente en el campo

  • No se proporciona: el campo está vacío

  • Se proporciona: el campo contiene cualquier valor

• Membresía de grupo: crea reglas basadas en si los suscriptores son o no miembros de un grupo específico.

• Membresía de segmento: crea reglas basadas en si los suscriptores son o no miembros de un segmento específico.

Si la condición es cierta para los suscriptores, continuarán bajando por la rama thumbs-up. Si la condición es falsa para los suscriptores, continuarán por la rama desplegable. Cada sucursal tendrá su propio icono más (+) que puede hacer clic para agregar más pasos.

El paso Acción te da la posibilidad de elegir entre varias acciones que se realizarán en los suscriptores que alcancen ese paso en el flujo de trabajo.

Los pasos de acción se inician inmediatamente cuando un suscriptor alcanza ese paso. Puedes usar un paso Acción para agregar/mover suscriptores a diferentes grupos, actualizar sus campos de suscriptor o incluso marcarlos como no suscritos.

Para configurar un paso de acción:

1. Agrega el paso Acción a tu flujo de trabajo.

2. En la barra lateral, selecciona el tipo de acción que deseas realizar.

Puede elegir entre las siguientes acciones:

• Actualizar campo personalizado: elige un valor para actualizar un campo de suscriptor cuando un suscriptor alcance ese paso.

• Copiar a grupo: agrega suscriptores a un grupo de tu elección sin eliminarlos de ningún grupo al que fueran miembros anteriormente.

• Mover a grupo: mueve a los suscriptores a un grupo de tu elección mientras los elimina de otro grupo de tu elección.

• Eliminar del grupo: selecciona un grupo del que se eliminarán los suscriptores al llegar a ese paso.

• Marcar como no suscrito: mueve los suscriptores a no suscrito y ya no completarán más pasos del flujo de trabajo.

• Pasar a otro paso: selecciona otro paso dentro del flujo de trabajo para mover suscriptores. Es útil cuando has dividido tu flujo de trabajo en dos rutas mediante un paso Condición y deseas fusionar a los suscriptores de nuevo en la misma ruta. Puede crear un paso Acción para mover a los suscriptores al siguiente paso de la otra ruta. Puede ser completado por el mismo suscriptor solo cinco veces para evitar bucles.

El paso de prueba dividida A/B permite a los usuarios del Plan Avanzado y Negocio en crecimiento testear ciertos elementos de sus flujos de trabajo. Con las pruebas A/B para automatización, puedes probar hasta 3 versiones de pasos de retraso y correo electrónico.

Para agregar una prueba dividida a tu flujo de trabajo de automatización:

1. Abre tu automatización en el editor de flujos de trabajo.

2. Haz clic en el icono + y selecciona Prueba A/B.

3. En la barra lateral, dale un nombre a tu prueba dividida y usa el control deslizante para seleccionar el porcentaje del que quieres distribuir el tráfico.

No hay límite en el número de pruebas A/B que puedes agregar a un solo flujo de trabajo. Sin embargo, recomendamos nombrar cada prueba dividida para que sea fácil diferenciar cada una en tu visión general de automatización

4. Si es necesario, agrega una tercera variable haciendo clic + Agregar ruta C.

5. Haz clic en cada icono + para agregar tus variables. Puedes elegir probar pasos de retraso, pasos de correo electrónico o una combinación de ambos.

6. Una vez que estés satisfecho con tu prueba dividida, haz clic en el icono single + para continuar construyendo tu flujo de trabajo.

Antes de realizar cambios en los pasos, el flujo de trabajo debe pausarse. Luego puedes pasar el cursor sobre cualquier paso y hacer clic en el icono de la papelera en la esquina derecha del paso para eliminarlo.

Puedes eliminar un paso de prueba dividida de correo electrónico, acción o A/B sin eliminar suscriptores del flujo de trabajo. Los suscriptores que estaban esperando en la cola para recibir el correo electrónico o ejecutar la acción se moverán al siguiente paso de la secuencia una vez que elimines ese paso.

Si eliminas un paso de retraso, todos los suscriptores que estaban esperando en ese paso de retraso se cancelarán del flujo de trabajo. Puedes encontrar y volver a agregar suscriptores cancelados en tu actividad de automatización.

Al eliminar un paso Condición que tiene pasos activos bajo ambas ramas, aparecerá una ventana pop-up que preguntará para seleccionar qué ramas eliminar: la rama SÍ (pulgares arriba), la rama NO (pulgares abajo) o ambas.

Si el paso Condición solo tiene pasos activos debajo de una rama, esos pasos permanecerán en la secuencia después de que se elimine el paso Condición.

Si deseas cambiar el orden de los pasos en tu flujo de trabajo, tendrás que agregar nuevos pasos en las posiciones correctas usando el icono más (+) y eliminar los pasos antiguos que se encuentran en la posición incorrecta.

Si deseas mover un paso de correo electrónico que ya has creado:

1. Utiliza el icono más (+) para agregar un paso de correo electrónico a la posición correcta

2. Haz clic en Diseñar email.

3. En lugar de elegir un editor de correo electrónico, selecciona Correos electrónicos recientes.

4. Cambia para ver los correos electrónicos de automatización y selecciona el correo electrónico de automatización que deseas mover a esta posición.

5. Haz los cambios necesarios y haz clic en Edición finalizada.

6. Eliminar el paso Correo electrónico de su posición original.

Automation steps are the building blocks with which you create your automation workflow. Each step contains an event that will occur when a subscriber reaches that step.

There are four different steps to choose from when building your automation; Email, Delay, Condition, and Action.

Each step can be customized to fit the journey you want your subscribers to go through.

To add a step to your workflow:

1. Click the plus icon beneath your workflow trigger.

2. Select the type of step you’d like to add.

The Email step allows you to add an email to your workflow that will be sent out automatically when subscribers reach that step. This could be a welcome email, freebie email, or even an automated birthday email for example.

To set up your Email step:

1. Add the email step to your workflow.

2. In the sidebar, enter the email name (for internal use only), subject, and the sender information for your email. You can also enable Google Analytics and select the language of your email.

3. Click Design email and select a campaign editor to create your email.

4. Once you have finished designing your email, click Done editing to return to your workflow editor.

The Delay step is the most commonly used automation step after the email step and a vital part of any automation that contains more than one email.

It allows you to add breaks before or between steps. For example, if you have three emails in your workflow and you want them each to be sent one week apart, you would add a Delay step of one week between each email step.

You can also delay automation steps until a specific date and time with one of the following options:

• Specific time of the day - This indicator instructs the workflow to wait to perform the next step until a specific time of the day.
  
  If you set a delay to wait until 10am, the next step will not be processed until 10am on the following day. Subscribers added before 10am will be processed at 10am the same day. All subscribers added after 10am will be processed at 10am the following day.

• Specific day of the week - This indicator instructs the workflow to wait until the current day of the week. You can choose any day of the week.
  
  Subscribers added on the selected day will not be processed. If the delay is set to "wait until the current day of the week is Monday", even subscribers added before 10am on the current Monday will be delayed until the following Monday.

• Specific day of the month - This option allows you to wait until an exact day of the month or until the last day of the month.
  
  Only subscribers added to the workflow before the selected day will be processed. If the delay is set to wait until the 15th day of the month (time is set at 10am), subscribers added any time on the 15th day will be processed only on the 15th of the following month.

• Specific date of the year - This setting delays your workflow steps until a specific day of a year.
  
  Subscribers added on or before the selected date and time will be processed and triggered on that day. All subscribers added after the selected date and time, will not be processed or triggered at all.

To set up your Delay step:

1. Add the Delay step to your workflow.

2. In the sidebar, use the drop-down menu to determine the length of the delay step.

You can choose any number of minutes, hours, weeks, or months; or you can opt to delay the following step until a specific time of the day, day of the week, day of the month, or date of the year.

For example, if you want your subscribers to receive their automation emails on Tuesdays only, you can add a specific day of the week: Tuesday delay step before each email.

When a subscriber reaches a delay step in your active workflow, they will sit on the delay step for the predetermined amount of time before moving on to the next step.

If you need to change the length of your delay step after your workflow is already activated, you can do so. However, subscribers that are already queued for that step will adhere to the previous delay time. New subscribers entering the workflow will comply with the new delay time.

If you simply wish to skip the delay step for some subscribers, you can do so from the automation activity tab.

The Condition step is a powerful function that allows you to split your workflow into two different branches based on a rule determined by you.

You might use a Condition step if you want subscribers who clicked a link in your previous email to receive a different follow-up email than those who didn’t click that same link.

To set up your Condition step:

1. Add the Condition step to your workflow.

2. In the sidebar, select whether you want subscribers to adhere to All rules or Any rule in order to meet the requirements of the condition.

You can set up to five conditions (rules) within a Condition step. If you select Any rule, then a subscriber only needs to adhere to at least one of those rules in order to successfully meet the requirements of this step.

If you select All rules, then subscribers must adhere to every rule you set in order to successfully meet the requirements of the Condition step.

3. Create your conditions (rules).

When creating your conditions, you can choose from the following options:

• Campaign activity -Create rules based on engagement with your campaigns; for example, if a campaign was opened, clicked or not clicked, etc

• Workflow activity - Create rules based on engagement with the emails in the current workflow

• Custom fields - Create rules based on the value of any subscriber fields; for example, if you want to follow up with an email specific to US-based subscribers, you can create a condition that requires the subscribers country field to equal “United States”

• Group membership - Create rules based on whether or not subscribers are a member of a specific group

• Segment membership - Create rules based on whether or not subscribers are a member of a specific segment

If the condition is true for subscribers, they will continue down the thumbs-up branch. If the condition is false for subscribers, they will continue down the thumbs-down branch.

Each branch will have its own plus (+) icon that you can click to add more steps.

The Action step gives you the ability to choose from various actions that will be performed on subscribers that reach that step in the workflow.

Action steps are initiated immediately when a subscriber reaches that step. You can use an action step to add/move subscribers to different groups, update their subscriber fields or even mark them as unsubscribed.

To set up your Action step:

1. Add the Action step to your workflow.

2. In the sidebar, select the type of action you want to perform.

You can choose from the following actions:

• Update custom field - Choose a value to update a subscriber field when a subscriber reaches that step

• Copy to group - Adds subscribers to a group of your choice without removing them from any groups they were previously members of

• Move to group - Moves subscribers to a group of your choice while removing them from another group of your choice

• Remove from group - Select a group from which subscribers will be removed upon reaching that step

• Mark as unsubscribed - Move subscribers to unsubscribed and will no longer complete any further workflow steps

• Move to another step - Select another step within the workflow to move subscribers. It comes in handy when you’ve split your workflow into two paths using a Condition step and wish to merge subscribers back to the same path. You can create an Action step to move subscribers to the next step in the other path. It can be completed by the same subscriber only five times in order to prevent loops.

Before you can make any changes to the steps, your workflow must be paused. Then you can hover over any step and click the X icon in the right-hand corner of the step to delete it.

You can delete an Email step or Action step without subscribers being removed from the workflow. Subscribers who were waiting in the queue to get the email or execute the action will be moved to the next step in the sequence once you delete that step.

If you delete a Delay step, all subscribers who were waiting on that delay step will be canceled from the workflow. You can find and re-add canceled subscribers in your automation activity.

When deleting a Condition step that has active steps under both branches, a pop-up will appear asking to select which branches to delete– the true branch (thumbs-up), the false branch (thumbs-down), or both.

If the Condition step only has active steps underneath one branch, those steps will remain in the sequence after the Condition step is deleted.

If you wish to change the order of the steps in your workflow, you will need to add new steps into the correct positions using the plus (+) icon and delete the old steps that are sitting in the wrong position.

If you wish to move an Email step that you have already created:

1. Pause your workflow.

2. Use the plus (+) icon to add an email step to the correct position.

3. Click Design email.

4. Instead of choosing an email editor, select Recent emails.

5. Toggle to view automation emails and select the automation email you would like to move to this position.

6. Make any necessary changes and click Done editing.

7. Delete the email step from its original position.