Migracja ESP: jak zmienić narzędzie do email marketingu krok po kroku

Migracja ESP (ang. Email Service Provider, czyli dostawcy usług emailowych) to z kolei jak wymiana tego samochodu, gdy przestaje spełniać Twoje potrzeby. Może kosztuje więcej w utrzymaniu niż jest wart, albo Twoje rosnące potrzeby wymagają więcej przestrzeni i możliwości?

Cokolwiek jest powodem – nie musisz zostawać przy jednym samochodzie lub jednej platformie do mailingu na zawsze. Zmiana narzędzia do email marketingu jest łatwiejsza niż wymiana auta. Jeśli coś nie gra, czas zaplanować migrację.

W tym przewodniku krok po kroku pokazujemy, na co zwrócić uwagę przy wyborze nowego ESP i jak sprawnie przejść z jednej platformy email marketingowej na inną.

Migracja ESP to proces przejścia z jednej platformy email marketingowej na inną. Obejmuje eksport listy mailingowej oraz odbudowanie automatyzacji, szablonów i segmentów w nowym narzędziu.

Powody migracji są różne: obniżenie kosztów email marketingu, dostęp do funkcji niedostępnych w obecnej platformie, poprawa dostarczalności emaili lub lepsze wsparcie klienta.

Jak długo trwa migracja ESP?

Czas migracji jest zależny wyłącznie od tego, jak złożona jest struktura Twojego obecnego email marketingu.

• Przy prostych strukturach (kilkuset odbiorców, podstawowy newsletter), migracja zajmie zaledwie kilka minut

• Przy bardziej złożonych strukturach (wiele automatyzacji, integracji i duża ilość treści), migracja może zabrać godzinę lub kilka

Przygotowanie to klucz do sukcesu, a migracja ESP nie jest tu wyjątkiem. Pierwszym krokiem planu migracji jest odpowiednie przygotowanie się do zmiany. Zastosuj te dobre praktyki przed rozpoczęciem działań, żeby zmiana przebiegła sprawnie i bez komplikacji.

Zadbaj o porządek na liście mailingowej

Migracja ESP komplikuje się, gdy masz wiele segmentów i grup kluczowych dla strategii email marketingowej.

Dobra organizacja pomaga nad tym panować. Zanotuj wszystkie grupy i segmenty, żebyś móc je odtworzyć w nowej platformie email marketingowej.

Możesz też wyeksportować każdą grupę do osobnych plików – dzięki temu lista mailingowa będzie już uporządkowana przed importem do nowej platformy.

Pomoże Ci to też zachować zgodność z RODO, bo nie wyślesz przypadkowo treści do odbiorców, którzy się na nie nie zapisali.

Wyczyść pola odbiorców

Jeśli używasz niestandardowych pól lub tagów w profilach odbiorców, to dobry moment na wyczyszczenie danych i zaplanowanie ich mapowania w nowej platformie.

Zwróć uwagę na:

• Pola ze zduplikowanymi informacjami: połącz je tam, gdzie to możliwe

• Pola, których już nie używasz: usuń je, żeby uprościć proces migracji

Rozważ też zmianę nazw pól, żeby jasno określić, do czego służą.

Gdy już masz listę pól, które chcesz zachować, utwórz je w nowym narzędziu do email marketingu. Podczas importu listy mailingowej wystarczy dopasować stare pola do nowych. 

Poinformuj odbiorców o zmianie

Uprzedź odbiorców przed pełnym przejściem na nową platformę email marketingową. Daj im znać, jakich zmian mogą się spodziewać – np. innego wyglądu emaila.

Z wyprzedzeniem poproś o dedykowane IP

Jeśli masz dużą listę mailingową (powyżej 50 tys. odbiorców), rozważ korzystanie z dedykowanego adresu IP. Dedykowane IP potrzebuje czasu na „rozgrzewkę" i zbudowanie dobrej reputacji nadawcy.

Wstrzymaj więc pełne przejście do czasu, gdy nowa platforma potwierdzi gotowość adresu IP do wysyłki.

Jeśli nowy ESP nie oferuje usługi rozgrzewania IP, zrób to samodzielnie, zaczynając od wysyłki do małej liczby odbiorców i stopniowo ją zwiększaj.

Wyczyść listę odbiorców

Dbanie o higienę listy mailingowej to ważna część email marketingu – niezależnie od tego, czy zmieniasz platformę.

Czyszczenie listy chroni reputację nadawcy, redukuje odbicia i poprawia dostarczalność emaili. Narzędzia takie jak MailerCheck pozwalają znaleźć i usunąć nieprawidłowe adresy jednym kliknięciem.

Tymczasowo zachowaj stare konto

Pewnie kusi Cię jak najszybsze zamknięcie starego konta ESP, żeby nie płacić podwójnie?

Warto jednak zachować je otwarte przez co najmniej miesiąc lub dwa, żeby móc z niego korzystać jako punktu odniesienia podczas migracji. Jeśli masz subskrypcję roczną, może to oznaczać przejście na plan miesięczny lub rozpoczęcie migracji kilka miesięcy wcześniej.

Gdy czas przejść na nową platformę, proces migracji możesz podzielić na 10 kroków. Szczegóły zależą od tego, z jakiego i na jaki ESP migrujesz. Jeśli utkniesz, zawsze możesz skontaktować się z zespołem wsparcia którejkolwiek z platform.

1. Wyeksportuj odbiorców ze starego ESP

Pamiętaj, żeby zachować porządek na liście mailingowej, eksportując odbiorców do osobnych plików na podstawie grup lub tagów.

Jeśli nie masz pewności, jak się za to zabrać, skontaktuj się ze wsparciem klienta Twojego poprzedniego ESP lub poszukaj poradników na ich stronie.

Upewnij się, że tagi i pola profili są uwzględnione w wyeksportowanym pliku CSV, żebyś żeby dopasować pola ze starego ESP do nowego.

2. Odtwórz grupy i zaimportuj odbiorców

Zaimportuj listę mailingową do nowego ESP. Ponieważ lista mailingowa została wyeksportowana do osobnych plików na podstawie grup, odtworzenie tych grup i segmentów podczas procesu importu powinno być stosunkowo proste.

Podczas importu pojawi się opcja dopasowania pól z wyeksportowanego arkusza do pól w profilu odbiorcy w nowym narzędziu do email marketingu. Po prostu potwierdź każde z nich podczas procesu przesyłania. Jeśli napotkasz trudności, zawsze możesz wrócić do poprzedniego systemu ESP, aby sprawdzić, w jaki sposób byli uporządkowani Twoi odbiorcy.

Zachowaj szczególną ostrożność przy imporcie odbiorców wypisanych lub z odbitymi adresami. Koniecznie przenieś ich do nowego ESP, żeby przypadkowo nie zacząć wysyłać do nich ponownie. Upewnij się, że są tam poprawnie oznaczeni.

3. Skonfiguruj integracje

Jeśli używasz integracji wspierających email marketing, skonfiguruj je w nowej platformie. Może to oznaczać połączenie sklepu e-commerce, kreatora stron lub formularzy.

Większość ESP ma stronę z integracjami, wykorzystaj tę wiedzę, by połączyć swoje narzędzia. Jeśli nie znajdziesz potrzebnych integracji, sprawdź narzędzia zewnętrznych firm, takie jak Zapier czy Make.

4. Odtwórz szablony emaili

Utwórz szablony emaili zanim zaczniesz wysyłać wiadomości. Zaoszczędzisz dużo czasu, szczególnie jeśli masz wiele automatyzacji do odbudowania.

Po zdefiniowaniu szablonu tworzenie poszczególnych wiadomości będzie przebiegało znacznie szybciej, ponieważ wystarczy skopiować i wkleić treść ze starych wiadomości do nowych.

Nowa platforma email marketingowa może mieć dodatkowe opcje projektowe, których brakowało w poprzedniej. Poświęć trochę czasu na odkrycie możliwości nowego narzędzia – może efekt będzie lepszy niż dotychczasowe szablony.

5. Odbuduj automatyzacje emaili

Odbuduj automatyzacje w nowym narzędziu do email marketingu. Większość platform ma podobne kreatory automatyzacji, choć nowa usługa może mieć zaawansowane funkcje ułatwiające pracę.

Na przykład w MailerLite możesz używać wielu wyzwalaczy dla jednej automatyzacji – co oznacza, że nie musisz odtwarzać osobnej automatyzacji dla każdego wyzwalacza. To może zaoszczędzić mnóstwo czasu podczas migracji.

Możesz również zacząć planować nowe lub bardziej złożone automatyzacje, jeśli Twój nowy dostawca usług emailowych oferuje funkcje, których nie posiadał poprzedni. Może to pomóc Ci w tworzeniu bardziej skutecznych ścieżek klienta.

6. Podmień formularze i pop-upy na stronie

Jeśli używasz formularzy i pop-upów dostarczanych przez stary ESP, podmień je na formularze z nowej platformy. Oznacza to zbudowanie nowych formularzy i osadzenie ich w odpowiednich miejscach na stronie.

Jeśli korzystasz z formularzy od zewnętrznego dostawcy, musisz je zaktualizować, aby osoby, które się zapiszą, były dodawane do listy w nowym narzędziu ESP, zamiast w starym.

7. Zaktualizuj rekordy DNS

Uwierzytelnij domenę nadawcy, aktualizując rekordy DNS. Nowy ESP dostarczy rekordy DKIM i SPF do dodania w panelu DNS.

Sposób wykonania tej czynności zależy od dostawcy usług hostingowych i ESP. Klienci MailerLite mogą zapoznać się z naszym artykułem w bazie wiedzy lub playlistą na YouTube, w których szczegółowo opisujemy kolejne kroki niezbędne do przeprowadzenia tego procesu u kilku czołowych dostawców usług hostingowych.

Na tym etapie zazwyczaj trzeba zweryfikować adres nadawcy – wystarczy wysłać email na swoją skrzynkę odbiorczą, a następnie kliknąć link, aby potwierdzić jej otrzymanie.

8. Odtwórz stronę wypisu i centrum preferencji

Utwórz nową stronę wypisu i centrum preferencji w nowej platformie. To pozwoli odbiorcom kontrolować komunikację, którą od Ciebie otrzymują.

Upewnij się tylko, że opcje w centrum preferencji są połączone z odpowiednimi polami w Twoich nowych profilach odbiorców.

9. Testuj, testuj i jeszcze raz testuj

Przed uruchomieniem przetestuj wszystkie elementy kampanii email marketingowej: formularze, pop-upy i automatyzacje. Sprawdź, czy szablony wyglądają poprawnie na urządzeniach mobilnych i desktopie. Wyślij testowe emaile, żeby upewnić się, że adres nadawcy i adres do odpowiedzi działają prawidłowo.

10. Śledź wypisania

Po przejściu na nową platformę możesz nadal otrzymywać prośby o wypisanie do starego ESP – od osób, które otwierają i klikają emaile wysłane przed migracją. 

Dlatego ważne jest, żeby regularnie pobierać listę wypisanych kontaktów ze starego ESP i upewniać się, że są też wypisani w nowym. Zacznij od codziennych sprawdzeń. Gdy liczba wypisań ze starego ESP spadnie, sprawdzaj rzadziej.

Przejście z Mailchimpa na MailerLite to najłatwiejsza migracja ESP dzięki naszemu importerowi Mailchimp, który pozwala przenieść odbiorców, segmenty i tagi w kilka kliknięć.

Połącz konto przez login lub klucz API, wybierz listy mailingowe do przeniesienia, a MailerLite automatycznie zmapuje pola i odtworzy tagi jako grupy. Możesz też zdecydować, jak obsługiwać duplikaty, wypisane kontakty i podstawowe segmenty.

Postępuj zgodnie z tym przewodnikiem, który krok po kroku przeprowadzi Cię przez proces importowania odbiorców z Mailchimpa do MailerLite.

Wybierając najlepszą platformę email marketingową, natkniesz się na wiele kuszących funkcji i obietnic. Skup się na swoich potrzebach i szukaj tych 6 kluczowych cech dobrego ESP.

1. Wysoka dostarczalność emaili

Dostarczalność emaili – czyli zdolność do docierania do skrzynek odbiorczych, a nie do spamu – to prawdopodobnie najważniejszy czynnik przy wyborze nowej platformy email marketingowej. Nawet najlepsze funkcje są bezużyteczne, jeśli emaile trafiają do kosza.

Nie musisz jednak samodzielnie testować każdej istniejącej platformy mailingowej. Email Tool Tester przeprowadza co pół roku test dostarczalności czołowych platform email marketingowych. MailerLite konsekwentnie plasuje się w czołówce.

2. Pomocne wsparcie klienta

Podczas migracji ESP dostęp do dobrego wsparcia klienta jest nieoceniony. Pamiętaj, że jest różnica między posiadaniem wsparcia a... posiadaniem dobrego wsparcia. Możesz to sprawdzić na serwisach recenzyjnych takich jak G2 i Capterra.

3. Funkcje i ceny dopasowane do potrzeb

Różne platformy email marketingowe oferują różne zestawy funkcji w różnych przedziałach cenowych. Zastanów się, jakich funkcji potrzebujesz, i znajdź platformę, która oferuje je w rozsądnej cenie.

4. Zaawansowane integracje

Twoje kampanie email marketingowe to tylko jeden z elementów większej działalności. Możliwość zintegrowania ESP z innymi platformami, takimi jak CMS (WordPress, SquareSpace itp.), system CRM lub sklep internetowy, pomoże Ci stworzyć bardziej usprawnione procesy pracy.

Wybierając nową platformę, upewnij się, że umożliwia ona integrację ze wszystkimi potrzebnymi platformami – czy to poprzez wbudowane integracje, platformę taką jak Zapier, czy też za pomocą interfejsu API danego narzędzia.

5. Przejrzysty, intuicyjny interfejs

Czasem największą wadą platformy email marketingowej nie są funkcje, wsparcie ani cena, ale użyteczność.

Większość ESP oferuje bezpłatny okres próbny. Jeśli wygoda użytkowania jest dla Ciebie priorytetem, przetestuj nowe narzędzie zanim zaczniesz migrację.

6. Uczciwe, przejrzyste ceny

Szukaj platformy email marketingowej, która oferuje potrzebne funkcje w cenie mieszczącej się w budżecie. MailerLite jest bardzo przystępny cenowo – mamy 2 plany premium z różnymi zestawami funkcji, dzięki czemu możesz dopasować plan do własnych potrzeb.

Nie bój się zmian. Jeśli samochód przestaje spełniać Twoje potrzeby, szukasz nowego. Tak samo jest z platformami email marketingowymi – jeśli coś nie działa i nie ma rozwiązania, czas na zmianę!

Trzymaj się solidnego planu migracji, a przejście będzie sprawne.

Myślisz o zmianie ESP? Weź MailerLite na jazdę próbną. 🚗

Notka od autora: artykuł został pierwotnie opublikowany w 2021 roku i zaktualizowany o bardziej szczegółowe instrukcje.